Chính sách bảo mật

Chính sách bảo mật thông tin cá nhân này được thiết lập nhằm bảo vệ an toàn thông tin cá nhân của người đăng ký trong quá trình đăng ký chương trình, tham gia sự kiện, xác thực hồ sơ, thông báo kết quả đăng ký và cung cấp các dịch vụ liên quan; đồng thời hướng dẫn rõ ràng về mục đích thu thập, sử dụng, thời gian lưu trữ, phương thức xử lý và quyền lợi của người đăng ký.

Công ty tuân thủ các quy định pháp luật liên quan như "Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân", và chỉ sử dụng thông tin cá nhân được cung cấp bởi người đăng ký trong phạm vi mục đích được quy định trong chính sách này và quản lý chúng một cách an toàn.

Điều 1. Mục đích thu thập và sử dụng thông tin cá nhân

Công ty thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của người đăng ký cho các mục đích sau. Thông tin cá nhân được thu thập sẽ không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài các mục đích dưới đây. Trong trường hợp có sự thay đổi về mục đích sử dụng, chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết như xin sự đồng ý riêng theo quy định của pháp luật.

• Tiếp nhận đăng ký và quản lý ghi danh chương trình.

• Đăng ký tham gia sự kiện và xác nhận người tham gia.

• Xác minh danh tính người đăng ký và xác thực hồ sơ (profile).

• Xem xét nội dung đăng ký và xác nhận điều kiện hợp lệ.

• Thông báo kết quả đăng ký chương trình.

• Truyền đạt các thông báo liên quan đến việc vận hành chương trình.

• Hướng dẫn về lịch trình, những điều cần chuẩn bị, các thay đổi, v.v.

• Giải đáp thắc mắc và xử lý khiếu nại.

• Ngăn chặn việc đăng ký sai sự thật, đăng ký trùng lặp và sử dụng gian lận.

• Quản lý lịch sử đăng ký và sử dụng làm tài liệu vận hành nội bộ.

• Cải thiện chất lượng dịch vụ và phân tích thống kê hoạt động của chương trình.

• Người phụ trách liên hệ cá nhân và xác nhận thêm khi cần thiết.

Điều 2. Các hạng mục thông tin cá nhân được thu thập

Công ty thu thập tối thiểu thông tin cá nhân cần thiết để vận hành chương trình và xác nhận đăng ký.

1. Hạng mục thu thập cơ bản

• Họ và tên

• Ngày tháng năm sinh

• Giới tính

• Số điện thoại di động

• Địa chỉ email

• Địa chỉ hoặc khu vực cư trú

• Tên trường học, học viện, công ty hoặc cơ quan trực thuộc

• Thông tin phân loại người đăng ký như khối lớp, chức danh, chức vụ, v.v.

• Tên chương trình đăng ký

• Ngày đăng ký và hình thức/nguồn đăng ký

2. Các hạng mục để xác thực hồ sơ và xác nhận đăng ký

• Thông tin giấy tờ tùy thân để xác minh danh tính

• Ảnh đại diện (profile) hoặc hình ảnh dùng để xác thực

• Thông tin tự giới thiệu, động lực tham gia, kinh nghiệm hoặc lý lịch ghi trong đơn đăng ký

• Tài liệu chứng minh để xác nhận tư cách tham gia chương trình

• Lịch sử tham gia sự kiện và tài liệu đã nộp

• Các thông tin khác do người đăng ký trực tiếp nhập hoặc gửi

3. Thông tin có thể được tự động thu thập trong quá trình sử dụng dịch vụ Trong quá trình sử dụng dịch vụ, các thông tin sau có thể tự động được tạo và thu thập:

• Thông tin IP truy cập

• Cookie

• Lịch sử sử dụng dịch vụ

• Ngày giờ truy cập

• Thông tin thiết bị

• Thông tin trình duyệt

• Lịch sử sử dụng gian lận

Điều 3. Phương thức thu thập thông tin cá nhân

Công ty có thể thu thập thông tin cá nhân thông qua các phương thức sau:

• Trực tiếp nhập thông qua trang chủ, trang di động, đơn đăng ký trực tuyến, v.v.

• Gửi đơn đăng ký tham gia sự kiện.

• Nộp tài liệu xác thực hồ sơ hoặc xác minh danh tính.

• Thông qua quá trình tư vấn và hỏi đáp qua email, điện thoại, tin nhắn, KakaoTalk (hoặc ứng dụng nhắn tin), v.v.

• Đơn đăng ký ngoại tuyến (offline) hoặc nộp bằng văn bản.

• Các tài liệu do người đăng ký trực tiếp cung cấp trong quá trình tham gia chương trình.

• Các thông tin tự động tạo ra trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Điều 4. Thời gian lưu trữ và sử dụng thông tin cá nhân

Công ty sẽ hủy bỏ thông tin cá nhân ngay lập tức sau khi đạt được mục đích thu thập và sử dụng. Tuy nhiên, nếu cần thiết phải lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định của pháp luật liên quan, thông tin có thể được lưu trữ trong thời gian do pháp luật quy định.

1. Thời gian lưu trữ thông thường

• Thông tin liên quan đến đăng ký và ghi danh chương trình: Tối đa 1 năm sau khi kết thúc chương trình.

• Thông tin liên quan đến việc tham gia sự kiện: Tối đa 1 năm sau khi kết thúc sự kiện.

• Lịch sử tư vấn và thắc mắc: Tối đa 3 năm sau khi hoàn tất tư vấn.

• Hồ sơ để ngăn chặn đăng ký gian lận hoặc tranh chấp: Tối đa 3 năm kể từ ngày phát sinh sự việc.

• Thông tin đồng ý nhận tiếp thị và thông báo: Cho đến khi rút lại sự đồng ý.

• Tài liệu xác thực hồ sơ: Hủy bỏ ngay lập tức sau khi đạt được mục đích xác thực hoặc lưu trữ tối đa 1 năm.

2. Thông tin có thể được lưu trữ theo quy định của pháp luật Trong trường hợp cần bảo quản theo quy định pháp luật liên quan, Công ty có thể lưu trữ thông tin cá nhân trong thời gian do pháp luật quy định.

• Hồ sơ về hợp đồng hoặc hủy bỏ đăng ký mua: 5 năm

• Hồ sơ về thanh toán và cung cấp hàng hóa/dịch vụ: 5 năm

• Hồ sơ về xử lý khiếu nại hoặc tranh chấp của người tiêu dùng: 3 năm

• Hồ sơ về nhãn mác, quảng cáo: 6 tháng

• Dữ liệu xác nhận sự thật viễn thông như lịch sử truy cập: 3 tháng

Lưu ý tham khảo: Theo các tiền lệ về chính sách xử lý thông tin cá nhân, thông tin cá nhân sẽ bị hủy bỏ khi đạt được mục đích hoặc hết thời hạn lưu trữ. Nếu có nghĩa vụ bảo quản theo quy định của pháp luật, thông tin sẽ được lưu trữ riêng biệt rồi mới hủy bỏ.

Điều 5. Hạn chế sử dụng thông tin cá nhân

Công ty chỉ sử dụng thông tin cá nhân của người đăng ký trong phạm vi mục đích đã được nêu rõ trong chính sách này. Trừ các trường hợp sau đây, chúng tôi không sử dụng thông tin cá nhân ngoài mục đích đã định mà không có sự đồng ý trước của người đăng ký:

• Người đăng ký đã đồng ý riêng.

• Có quy định đặc biệt của pháp luật.

• Có yêu cầu hợp pháp của các cơ quan hữu quan như cơ quan điều tra, tòa án, v.v.

• Cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể, hoặc lợi ích tài sản của người đăng ký hoặc bên thứ ba.

• Xử lý và sử dụng dưới dạng không thể nhận diện một cá nhân cụ thể nhằm mục đích lập thống kê, cải thiện dịch vụ, v.v.

Điều 6. Cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba

Về nguyên tắc, Công ty không cung cấp thông tin cá nhân của người đăng ký cho bên ngoài. Tuy nhiên, thông tin cá nhân có thể được cung cấp như một ngoại lệ trong các trường hợp sau:

• Người đăng ký đã đồng ý trước.

• Phát sinh nghĩa vụ cung cấp theo quy định của pháp luật.

• Cần cung cấp thông tin tối thiểu cho các cơ quan đối tác, cơ quan giáo dục, cơ quan thẩm định, v.v. để vận hành chương trình.

• Cần thiết để thực hiện các mục đích mà người đăng ký đã đồng ý như trao giải thưởng sự kiện, xác minh danh tính, gửi thông báo, v.v.

Trường hợp Công ty cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba, chúng tôi sẽ thông báo cho người đăng ký về bên nhận, mục đích cung cấp, hạng mục cung cấp, thời gian lưu trữ và sử dụng, sau đó xin sự đồng ý.

Điều 7. Ủy thác xử lý thông tin cá nhân

Để cung cấp dịch vụ một cách thông suốt, Công ty có thể ủy thác một phần công việc xử lý thông tin cá nhân cho các đơn vị chuyên môn bên ngoài. Công việc ủy thác có thể được thực hiện trong các phạm vi sau:

• Vận hành trang web và hệ thống đăng ký.

• Gửi tin nhắn thông báo như tin nhắn văn bản, email, Alimtalk, v.v.

• Nghiệp vụ xác minh danh tính và xác thực hồ sơ.

• Vận hành sự kiện và gửi giải thưởng.

• Tư vấn khách hàng và giải đáp thắc mắc.

• Lưu trữ dữ liệu và bảo trì hệ thống.

• Xử lý các vấn đề liên quan khi cần thanh toán hoặc hoàn tiền.

Khi ký kết hợp đồng ủy thác, Công ty thực hiện nghĩa vụ quản lý và giám sát theo quy định của pháp luật liên quan để đảm bảo thông tin cá nhân được quản lý an toàn.

Điều 8. Xác nhận tính chính xác của thông tin đăng ký

Người đăng ký xác nhận rằng tất cả các thông tin được điền trong đơn đăng ký hoặc biểu mẫu trực tuyến này đều đúng sự thật. Trường hợp người đăng ký gửi thông tin sai sự thật, thông tin không chính xác, thông tin của người khác hoặc tài liệu bị ngụy tạo, Công ty có thể hạn chế việc ghi danh vào chương trình hoặc hủy bỏ đăng ký. Người đăng ký có thể gặp bất lợi trong các trường hợp sau:

• Ghi thông tin sai sự thật.

• Sử dụng trái phép thông tin cá nhân của người khác.

• Không nhận được thông báo do ghi sai thông tin liên lạc.

• Làm giả hoặc sửa chữa tài liệu chứng minh.

• Nộp thông tin khác với tư cách đăng ký hợp lệ.

• Đăng ký trùng lặp hoặc tham gia bằng phương thức gian lận.

• Có hành vi cản trở việc vận hành chương trình.

Người đăng ký phải chịu mọi trách nhiệm đối với bất kỳ bất lợi nào phát sinh do các lý do nêu trên, bao gồm bị hạn chế đăng ký, hủy bỏ tư cách, loại trừ khỏi các quyền lợi, bỏ lỡ thông báo hoặc trách nhiệm pháp lý.

Điều 9. Đồng ý nhận thông báo và hướng dẫn

Người đăng ký đồng ý nhận các thông báo cần thiết cho việc vận hành chương trình. Công ty có thể thông báo cho người đăng ký các nội dung sau:

• Xác nhận tiếp nhận đăng ký chương trình.

• Thông báo kết quả ghi danh.

• Thông báo về việc có được chọn hay không và kết quả đánh giá.

• Hướng dẫn về lịch trình, địa điểm, những điều cần chuẩn bị.

• Thông báo thay đổi hoặc hủy bỏ chương trình.

• Thông báo kết quả tham gia sự kiện.

• Truyền đạt các thông báo và lưu ý.

• Yêu cầu nộp thêm tài liệu.

• Trả lời các thắc mắc.

• Các liên hệ cá nhân khác cần thiết cho việc vận hành chương trình.

Phương thức thông báo bao gồm:

• Tin nhắn văn bản (SMS)

• Email

• Điện thoại

• KakaoTalk hoặc Alimtalk (Tin nhắn thông báo)

• Thông báo trên trang web

• Các phương thức liên lạc khác do người đăng ký cung cấp

Tuy nhiên, thông tin mang tính chất quảng cáo sẽ chỉ được gửi khi có sự đồng ý riêng của người đăng ký.

Điều 10. Nhận thông tin quảng cáo và thông báo sự kiện

Chỉ trong trường hợp người đăng ký đã đồng ý riêng, Công ty mới có thể gửi thông tin mang tính quảng cáo như thông báo về sự kiện, quyền lợi, chương trình khuyến mãi, chương trình mới, v.v. Thông tin quảng cáo có thể bao gồm các nội dung sau:

• Thông báo chương trình mới.

• Thông tin sự kiện và chương trình khuyến mãi.

• Hướng dẫn về đào tạo, buổi giới thiệu, hội thảo.

• Hướng dẫn dịch vụ tùy chỉnh cho người đăng ký.

• Thông báo về quyền lợi và cơ hội tham gia.

Người đăng ký có thể rút lại sự đồng ý nhận thông tin quảng cáo bất cứ lúc nào, và sau khi rút lại sự đồng ý, chúng tôi sẽ không gửi thông tin quảng cáo nữa. Tuy nhiên, các thông tin thiết yếu cho việc vận hành chương trình như xác nhận tiếp nhận, hướng dẫn lịch trình, thông báo kết quả, thông báo quan trọng, v.v. không phải là thông tin quảng cáo, do đó vẫn có thể được gửi đi bất kể việc rút lại sự đồng ý nhận quảng cáo.

Điều 11. Quy trình và phương pháp hủy bỏ thông tin cá nhân

Công ty sẽ hủy bỏ thông tin cá nhân ngay lập tức khi hết thời gian lưu trữ hoặc khi đã đạt được mục đích xử lý.

1. Quy trình hủy bỏ Thông tin cá nhân sau khi đạt được mục đích thu thập và sử dụng sẽ được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định theo chính sách nội bộ và pháp luật liên quan, sau đó tiến hành hủy bỏ. Thông tin cần được lưu trữ theo quy định của pháp luật sẽ được lưu trữ riêng biệt tại một không gian lưu trữ khác và sẽ không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài mục đích do pháp luật quy định.

2. Phương pháp hủy bỏ

• Thông tin cá nhân dưới dạng tệp điện tử sẽ bị xóa bằng các phương pháp không thể khôi phục hoặc tái tạo.

• Thông tin cá nhân in trên tài liệu giấy sẽ được nghiền nát bằng máy hủy tài liệu hoặc đem đốt.

• Thông tin cá nhân được lưu trữ trên các thiết bị/phương tiện lưu trữ sẽ bị xóa bằng các phương pháp kỹ thuật không thể phục hồi.

Lưu ý tham khảo: Theo các tiền lệ từ chính sách xử lý thông tin cá nhân của các công ty liên kết Megastudy, tệp điện tử sẽ bị xóa bằng các biện pháp kỹ thuật không thể tái tạo, và tài liệu giấy sẽ được hủy bỏ bằng cách nghiền nát hoặc đốt.

Điều 12. Các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin cá nhân

Nhằm ngăn chặn việc thông tin cá nhân của người đăng ký bị mất, đánh cắp, rò rỉ, sửa đổi hoặc hư hỏng, Công ty thực hiện các biện pháp sau:

• Hạn chế và quản lý quyền truy cập vào thông tin cá nhân.

• Giảm thiểu số lượng người phụ trách xử lý thông tin cá nhân.

• Quản lý lịch sử truy cập vào hệ thống xử lý thông tin cá nhân.

• Mã hóa hoặc hạn chế truy cập đối với các tệp có chứa thông tin cá nhân.

• Cài đặt và kiểm tra định kỳ các phần mềm bảo mật.

• Các biện pháp bảo vệ kỹ thuật để ngăn chặn xâm nhập trái phép từ bên ngoài.

• Kiểm soát truy cập vật lý đối với những khu vực lưu trữ thông tin cá nhân.

• Tổ chức đào tạo bảo vệ thông tin cá nhân trong nội bộ.

• Quản lý và giám sát các đơn vị được ủy thác xử lý thông tin cá nhân.

• Thông báo và ứng phó nhanh chóng khi xảy ra sự cố rò rỉ thông tin cá nhân.

Điều 13. Quyền của người đăng ký và cách thức thực hiện

Người đăng ký có thể thực hiện các quyền sau đối với thông tin cá nhân của mình bất cứ lúc nào:

• Yêu cầu xem xét thông tin cá nhân.

• Yêu cầu chỉnh sửa thông tin cá nhân.

• Yêu cầu xóa thông tin cá nhân.

• Yêu cầu đình chỉ xử lý thông tin cá nhân.

• Rút lại sự đồng ý thu thập và sử dụng thông tin cá nhân.

• Rút lại sự đồng ý nhận thông tin quảng cáo.

Trường hợp người đăng ký yêu cầu chỉnh sửa hoặc xóa thông tin cá nhân, Công ty sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết theo quy định của pháp luật liên quan. Tuy nhiên, những thông tin cần được lưu trữ theo quy định của pháp luật hoặc thông tin tối thiểu cần thiết để vận hành chương trình và ứng phó với tranh chấp có thể được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định.

Điều 14. Xử lý thông tin cá nhân của trẻ em dưới 14 tuổi

Trường hợp trẻ em dưới 14 tuổi đăng ký tham gia chương trình hoặc sự kiện, Công ty có thể yêu cầu sự đồng ý của người đại diện hợp pháp. Người đại diện hợp pháp có quyền yêu cầu xem xét, chỉnh sửa, xóa hoặc đình chỉ xử lý thông tin cá nhân của trẻ em, và Công ty sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết theo quy định của pháp luật liên quan.

Điều 15. Cài đặt, vận hành và từ chối thiết bị thu thập thông tin cá nhân tự động

Để cung cấp sự thuận tiện trong việc sử dụng trang web, phân tích thống kê truy cập, cải thiện dịch vụ, v.v., Công ty có thể sử dụng các thiết bị thu thập thông tin cá nhân tự động như cookie. Người đăng ký có thể từ chối lưu hoặc xóa cookie thông qua phần cài đặt của trình duyệt web. Tuy nhiên, nếu từ chối lưu cookie, người dùng có thể gặp hạn chế khi sử dụng một số dịch vụ.

Điều 16. Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân

Công ty có thể chỉ định Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân để quản lý toàn bộ các công việc liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân, cũng như giải quyết các thắc mắc, xử lý khiếu nại, cứu xét thiệt hại liên quan đến thông tin cá nhân. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc bảo vệ thông tin cá nhân, người đăng ký có thể liên hệ với Công ty hoặc bộ phận phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân. Thông tin chi tiết về Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân và bộ phận phụ trách có thể được thông báo riêng biệt theo tiêu chuẩn vận hành nội bộ của Công ty.

Điều 17. Phương pháp cứu xét đối với việc xâm phạm thông tin cá nhân

Để được cứu xét thiệt hại do rò rỉ hoặc xâm phạm thông tin cá nhân, người đăng ký có thể tư vấn hoặc báo cáo cho các cơ quan liên quan.

• Trung tâm Báo cáo Xâm phạm Thông tin Cá nhân

• Ủy ban Hòa giải Tranh chấp Thông tin Cá nhân

• Bộ phận liên quan đến Điều tra Không gian mạng thuộc Viện Kiểm sát Tối cao (Hàn Quốc)

• Bộ phận liên quan đến Điều tra Không gian mạng thuộc Cơ quan Cảnh sát Quốc gia (Hàn Quốc)

(Lưu ý: Nếu sử dụng ở Việt Nam, có thể thay thế bằng các cơ quan có thẩm quyền tương đương tại Việt Nam)

Khi nhận được thắc mắc hoặc khiếu nại liên quan đến thông tin cá nhân của người đăng ký, Công ty sẽ nỗ lực trả lời và xử lý một cách nhanh chóng và chân thành.

Điều 18. Thay đổi chính sách bảo mật thông tin cá nhân

Chính sách bảo mật thông tin cá nhân này có thể được sửa đổi tùy theo những thay đổi trong pháp luật liên quan, chính sách vận hành nội bộ của Công ty, hoặc phương thức vận hành chương trình. Trong trường hợp có sự thay đổi về chính sách bảo mật thông tin cá nhân, Công ty có thể thông báo nội dung thay đổi thông qua trang web hoặc gửi thông báo cá nhân. Chính sách bảo mật thông tin cá nhân được thay đổi sẽ có hiệu lực kể từ ngày áp dụng được thông báo.

Điều 19. Xác nhận sự đồng ý

Người đăng ký xác nhận đã đọc và hiểu đầy đủ nội dung của Chính sách bảo mật thông tin cá nhân này, đồng thời đồng ý với việc thu thập và sử dụng thông tin cá nhân, xác nhận tính xác thực của thông tin đăng ký, và nhận các thông báo liên quan đến việc vận hành chương trình. Nếu người đăng ký không đồng ý với chính sách này, việc đăng ký chương trình, tham gia sự kiện, xác thực hồ sơ hoặc sử dụng các dịch vụ liên quan có thể bị hạn chế.